「社内行事」とネットで検索すると「不参加」「理由」「断り方」などといったサイトが検索上位にメチャクチャ多いことに気が付きます。
かなりの人が社内行事にはあまり参加したくない、と感じているのかも。
特に休日を使って参加しなければならないような行事や飲み会。
社内のコミュニケーションのために必要とはいえ、「何とか上手に不参加の理由が伝えられないものか…」と思案されてここにたどり着いたのでは？
当記事では、社内行事に不参加の理由を上手く伝えるメールのコツ、NGなメールなど例文を交えて解説します。
どういう風にメールで不参加を伝えたら良いか悩んでいる方は是非ご覧ください。
目次
会社行事への不参加メールのタイミング
忘年会・新年会・打ち上げなどの飲み会、部署ごとのお花見から全社的な運動会・社員旅行、ゴルフコンペに至るまで・・・
よくよく考えると社内行事って結構多いですね。
社内の風通しを良くする手段としてわざわざ企画するのですから、まかり間違えば不参加によって悪い印象を持たれてしまいます。
ここは何とか印象を下げずに不参加を伝える必要があるわけです。
問題は、言い出し辛い不参加をどのタイミングで連絡すれば良いのか、ということになりますね。
行事当日に急遽欠席しなければならない事情が発生した場合
出席したい・したくない以前の問題で、家族に急病人が出たとか、どうしても当日の出席が難しい事だってありますね。
これは、メールでなく電話などで直接担当者に連絡するのがマナーです。
行事の担当者はあなたの出席を見込んで人数に入れているわけですから。
突然の欠席は場合によって大変な迷惑や損害をかけてしまう事になります。
さらに、行事の担当者は忙しくてメールを頻繁にチェックしないかもしれません。
直接、担当者に電話で行けなくなった理由を連絡し、丁寧に詫びるべきですね。
最初から不参加！と決めている場合
前もって行事に不参加を決めているのなら「メールで不参加」を上手く伝えましょう。
タイミングとしては、行事より少し前に余裕を持って連絡すべきです。
ただし、行事の日程が伝わったその日に早々に不参加をメールするのは、いかにも「最初から行く気はありません」的にみられるので避けた方が良いでしょう。
不参加メールには入れた方が良い言葉がある
■誘ってくれてありがとう、の感謝の言葉を必ず入れる。
後々のため…誘ってくれた相手に対する気遣い・感謝の気持ちを言葉にします。
誘ってくれて本当に嬉しい・本当は行きたい(…本心では行く気はなくても)というニュアンスの言葉を入れましょう。
■行けなくて申し訳ない・残念というニュアンスの言葉を入れる。
■行けない理由はサラッと入れる程度で。ダラダラ言い訳がましく長い文章にするとかえって疑われる。
「どうしても外せない予定がある」「当日は都合が悪い」くらいにとどめておくだけでOK。
飲み会であれば、「医者からアルコールを控えるように言われている」のような言い方でも良いですね。
必要以上の“体調悪いアピール”はかえって相手の心配をあおり、突っ込まれる危険がありますよ！
■次回につなげる言い方をする。
「今回は行けないけれど、次にまた誘ってくださいね」「またの機会に是非参加させてくださいね」のような次につなぐ言葉を入れて、行く気がなかった訳ではないのだ、ということをアピールです。
■会が盛況で終わるように祈っています、という言葉を入れよう！
自分は出席できなくても、大盛況で良い会になりますように、という前向きな言葉で行事を気遣う表現を入れましょう。
ただし、大規模な祝賀会や社外向けのメールによく遣われるので、社内のちょっとした飲み会くらいならここまで大げさな表現は必要ないでしょう。
■最後の締めに、再度お詫びの言葉を入れます。
NGな言い方
職場の行事なのでお断りのメールとはいえ、ビジネスメールに変わりはありません。
ですから、言いたいことが短い言葉で、確実に相手に伝われば良いわけです。
NGなメールの仕方は・・・
✘ダラダラと不参加の理由を述べる→個人的な細かい事情など誰も興味ない！
✘行くのか行かないのかはっきりしない言い方をする→「都合がつけば行きます」「行けるような状況になったら出席します」のような言い方は、ビジネス文書としてはあり得ません！
✘「参加をお断りします」「参加しません」という不参加を表す直接的な言い方をする→冷たく、コミュニケーションを拒否している感じを受けます。
✘不参加の理由として「身内の不幸」「体調不良」という表現を遣う→例えそれが本当の不参加の理由であったとしても、です。相手に余計な気遣いをさせることが目的のメールではないので、「都合が悪い」くらいにサラッと言った方が良いですね。
こんな風にメールしてみては⁉
では、実際のメールの例文を書いてみましょう。
*****************************************************************************************件名：〇月〇日宴会欠席のご連絡(「〇月〇日宴会欠席のお詫び」でも可！)
本文：
□□部長
お疲れ様です。○○部の△△です。
今回は〇月〇日の宴会にお誘いいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、当日はどうしても都合がつかず、残念ですが出席できそうにありません。
次の機会には是非参加させていただきたいと思っておりますので、その際にはまたお誘いいただけると嬉しいです。
私用で参加できない事、重ねてお詫び申し上げます。
以上、取り急ぎ、出欠のご連絡申し上げます。
[自分の名前]
*****************************************************************************************
まとめ
いかがでしたでしょうか？
例え行事に不参加でも、あなたのメールの言い方一つで周りを不快にさせず、今後に上手くつなぐことが出来ますね。
社内行事ごときでウツウツとしているなんてバカらしいですよ。
上手いメールでさらっと切り抜ける術を身に付けてストレスをためないようにしましょう。是非お試しください。
